Klare svar, før dere spør

Dager, ikke måneder. Vi oppretter arbeidsområdet deres og veileder dere gjennom konfigurasjonen — lokasjoner, team, skjemaer og rapporteringsregler. De fleste organisasjoner er i gang med ekte rapportering i løpet av første uke, og går live i alle team kort tid etter.

Hvor lang tid det tar, avhenger av hvor mye struktur dere vil ha på plass før folk begynner å bruke plattformen, og ikke av teknisk arbeid hos oss. Én lokasjon med tre sjekklister går raskt. En virksomhet med tolv lokasjoner og ulike prosedyrer på hvert sted tar lengre tid, fordi tenkearbeidet tar lengre tid.

Ta med det dere allerede bruker — skjemaer, sjekklister, hendelsesmaler og rapporteringsrutiner, uansett hvor ryddige de er. Regneark og Word-dokumenter går helt fint. Dere bør også ha en grov oversikt over organisasjonsstrukturen: lokasjoner, avdelinger, team og hvem som skal se hva.

Dere trenger ingen teknisk forberedelse og ikke noe IT-prosjekt. Ligger dagens prosess i et arkivskap og på en fellesdisk, er det et helt vanlig utgangspunkt.

Vi oppretter et eget arbeidsområde for dere og veileder dere gjennom oppsettet. Dere bestemmer hvordan driften skal struktureres og hva skjemaene skal inneholde; vi viser hvordan det bygges, og er med dere hele veien.

Det er et bevisst valg. De som kjenner driften best, sitter hos dere, og konfigurasjonen krever noen timer, ikke spesialkompetanse. Det betyr også at når noe skal endres om et halvt år, gjør dere det selv på noen minutter — uten supportsak og venting.

De blir malene deres. Alt dere bruker i dag, bygges opp på nytt som digitale skjemaer og sjekklister, med feltene, ordlyden og logikken teamene deres allerede kjenner igjen. Ingen må lære seg nye begreper for arbeid de har gjort i årevis.

Har et skjema blitt tungvint med årene, er dette en fin anledning til å forenkle det — men det er opp til dere. Vi tilpasser plattformen til måten dere driver på, i stedet for å be dere ta i bruk noen andres prosess.

Svært lite. Mobilappen er laget slik at en nyansatt kan sende inn en rapport allerede på første vakt, uten å ha fått noen instruksjoner — det er hele tanken bak designet. Å rapportere en hendelse tar noen få trykk, og appen snakker brukerens språk. Står noen fast, svarer AI-assistenten med vanlige ord ut fra deres eget materiale, så et spørsmål sjelden må bli en telefonsamtale.

Administratorene får mer: en live-gjennomgang av konfigurasjon, tilganger og rapportering sammen med oss, pluss skriftlige manualer de kan ta vare på. Det er de som bygger skjemaene og bestemmer hvem som ser hva, så den timen er godt investert.

Tretti dager, uten kredittkort og uten begrensninger. Dere får et eget arbeidsområde med alle moduler og funksjoner slått på, fylt med deres egne data — den ekte plattformen, ikke et demomiljø.

Vi gjør det slik fordi en begrenset prøveperiode svarer på feil spørsmål. Dere trenger å vite om dette passer driften deres, og det kan ikke en nedstrippet versjon fortelle dere.

Da går dere videre, og det vil vi heller finne ut i en prøveperiode enn etter at kontrakten er signert. Velger dere å ikke fortsette, slettes arbeidsområdet fra prøveperioden og alt i det med en gang — ingenting blir liggende på serverne våre og vente på å bli solgt tilbake til dere senere.

Dere tilpasser plattformen. Det er selve kjernen i hvordan vi bygger: løsningen skal passe organisasjonen, ikke omvendt. Egne skjemaer, egne begreper, egne godkjenningsløp, egne rapporteringsperioder og egen organisasjonsstruktur — alt satt opp etter det dere allerede gjør.

Dette er den tydeligste forskjellen mellom oss og de store plattformene. De tilbyr konfigurasjon innenfor en fast modell, bygget rundt noen andres prosess. Vi starter med måten dere jobber på.

Hver del av organisasjonen får det som hører til nettopp den. En sjekkliste som bare brukes på én lokasjon, blir værende der. En prosedyre som er ulik for driften i Oslo og i Bergen, finnes som to dokumenter, hvert knyttet til sin egen lokasjon, uten at noen trenger å samordne dem.

Retningslinjer for hele konsernet fungerer på samme måte — skrevet én gang og knyttet til alle lokasjoner som trenger dem. Og når prosedyren for én lokasjon lenker til konsernretningslinjen den bygger på, følger begge med når noen stiller et spørsmål.

Ja. Hver person bruker plattformen på sitt eget språk — menyer, feltnavn, knapper og varsler — så en arbeidsleder i Warszawa jobber på polsk, mens en leder i Oslo jobber på norsk, i det samme arbeidsområdet.

Vi legger til språk etter hvert som kundene våre trenger dem, så hvis teamene deres jobber på et språk vi ikke dekker ennå, er det bare å spørre.

Rapportene blir liggende på språket de ble skrevet på. En hendelsesbeskrivelse er bevis, og bevis beholder den opprinnelige ordlyden.

Sikkerhet, helse, industri, transport, energi, eiendomsdrift, logistikk, detaljhandel, bygg og anlegg samt hotell og servering — virksomheter der folk ikke sitter ved et skrivebord, der compliance betyr noe, og der det får konsekvenser når noe går galt.

Det disse bransjene har til felles, er nyttigere enn det som skiller dem: feltteam som trenger noe enkelt, ledere som trenger et pålitelig beslutningsgrunnlag, og tilsynsmyndigheter som krever dokumentasjon. Konfigurasjonen varierer fra bransje til bransje; det underliggende behovet er det samme.

Vaktplanleggingen ligger i samme plattform som rapporteringen og sjekklistene deres, så en vakt, de som går den, og arbeidet som gjøres underveis, henger sammen i stedet for å ligge i hvert sitt system. Planleggerne setter opp vaktplaner fra maler, de ansatte ser vaktene sine på mobilen, og endringer når fram uten ringekjede.

Den praktiske gevinsten er at rapporteringen vet hvem som var på jobb når — og det gjør «dette skjer stadig vekk» om til «dette skjer stadig vekk på denne vakten».

Ja. Driftsanalysene henter data fra alle modulene — hendelser, sjekklister, oppgaver og vakter — og sammenligner på tvers av lokasjoner, team og tidsperioder. I tillegg til dashboardene skriver plattformen faste sammendrag i løpende tekst: hva som skjedde i perioden, hva som har endret seg siden sist, og hva som kan være verdt å se nærmere på.

Alle ser den delen av organisasjonen de har ansvar for, så en lokasjonsleder får lokasjonen sin, og en konserndirektør får alt.

Tre planer med åpne priser, fra €195 per måned. Dere betaler per arbeidsområde, ikke per person, så kostnaden avhenger av hvilken plan dere velger — ikke av hvor mange som sender inn rapporter.

Alt i plattformfundamentet er inkludert i alle planer: hosting, oppdateringer, sikkerhet, support, mobilapper og datamigrering fra det dere bruker i dag. Forskjellen mellom nivåene ligger i antall administratorer og saksbehandlere, og i om verktøyene for AI-automasjon er slått på.

Ingen av delene. Et ubegrenset antall personer kan sende inn rapporter, fylle ut sjekklister og bruke mobilappene uten ekstra kostnad — også underleverandører og eksterne team, hvis dere vil at de skal rapportere inn til dere.

Det som telles, er ledersjiktet deres: administratorer som konfigurerer plattformen, og saksbehandlere som tar imot og følger opp rapportene. Essentials inkluderer 1 administrator og 5 saksbehandlere; Professional og Intelligence inkluderer 2 og 20.

Det er med vilje. Å ta betalt per bruker straffer nettopp den atferden dere vil ha: at alle rapporterer alt.

Ja, og det gjør mange organisasjoner. Start med Essentials for å få rapportering og sjekklister på plass, og gå over til Professional når ledersjiktet vokser — eller til Intelligence når dere vil sette AI-verktøyene i arbeid.

Konfigurasjonen, dataene og historikken følger med. Bytte av plan krever ikke noe nytt oppsett.

Dataene tilhører dere. Dere kan eksportere dem i standardformater når som helst, og vi sørger for full overlevering hvis dere avslutter.

Det gjør dere. Organisasjonen deres er behandlingsansvarlig, og vi er databehandler for dere i henhold til en databehandleravtale mellom oss. Vi har tilgang til og bruker driftsdataene deres utelukkende for å levere tjenesten dere betaler for.

Ja, plattformen er bygget for nettopp det. Personopplysninger krypteres på feltnivå, tilgangen er begrenset til dem som trenger den, hver visning og endring logges, og oppbevaringsregler fjerner registreringer etter fast plan i stedet for å la dem hope seg opp i det uendelige.

Med AI-verktøyene slått på oppdager plattformen personopplysninger automatisk — et navn skrevet inn i et fritekstfelt, et ansikt på et bilde, opplysninger som har havnet et sted de aldri skulle vært. Det flagges idet det kommer inn, slik at det blir håndtert mens det fortsatt er én enkelt registrering, og ikke et funn dere gjør under en revisjon.

Personen anonymiseres i alle registreringer. Når en person slettes, eller når oppbevaringstiden går ut, fjernes alt som kan identifisere vedkommende, mens selve registreringen blir stående urørt.

Det skillet er viktig for compliance. Hendelsen har jo skjedd, og sikkerhetsstatistikken, revisjonsloggen og trendanalysene deres trenger den. Det GDPR krever, er at personen ikke lenger kan identifiseres — ikke at hendelsen forsvinner fra registrene deres. Anonymisering oppfyller kravet om sletting og holder rapporteringen deres komplett.

Aldri. Dataene blir i arbeidsområdet deres og brukes til å levere tjenesten til dere — punktum. Modellene våre utvikles og kjøres på vår egen infrastruktur, og ingenting teamene deres skriver, brukes til å forbedre noe som andre bruker.

Grunnen til at vi kan si dette så rett ut, ligger i arkitekturen. Det finnes ingen ekstern leverandør i kjeden, så det er ingen tredjepartsvilkår å lese og ingen innstilling å sjekke.

Tre år fra datoen hver registrering ble opprettet, og lenger hvis organisasjonen deres trenger det — enkelte sektorer har oppbevaringsplikt som går langt utover det, og dette fastsettes i avtalen deres.

Personvernerklæringen vår beskriver hva vi samler inn, hvorfor, og hvor lenge vi oppbevarer det. Databehandleravtalen som dekker organisasjonens data, er en del av kontrakten deres, og vi går gjerne gjennom den med juristene eller compliance-teamet deres før dere signerer.

De fleste plattformer krypterer lagringen — én låst inngangsdør, med åpne rom innenfor. Vi krypterer hvert enkelt felt. Navn, poengsummer, personopplysninger og andre sensitive verdier krypteres inne i applikasjonen før de når databasen, så databasen inneholder aldri annet enn kryptert tekst. Selv et øyeblikksbilde hentet rett fra databasen viser krypterte verdier, ikke lesbare data. Det er forskjellen på å beskytte bygningen og å beskytte hver person inne i den.

Dataene deres lagres på sikker skyinfrastruktur innenfor EØS, underlagt norsk og europeisk personvernlovgivning. Personopplysninger forblir innenfor EØS med mindre det foreligger tilstrekkelige garantier etter GDPR. Vi kan bekrefte nøyaktig region for kontrakten deres før dere signerer.

Dataene deres blir værende i deres eget miljø. Alle AI-modeller i plattformen er utviklet og driftet på vår egen, dedikerte infrastruktur — assistenten, sammendragene, bildeanalysen og GDPR-deteksjonen. Ingenting sendes til eksterne LLM-leverandører eller tredjeparter for behandling. Assistenten svarer bare ut fra deres eget materiale, og den beholder ingenting etter at den har svart.

Dette er et designvalg, ikke et løfte på papiret. Det finnes ingen ekstern forbindelse dataene deres kan sendes ut gjennom.

Tre alternativer, og dere velger selv hva som passer organisasjonen deres: tilgangsnøkler (FIDO2), en autentiseringsapp med tidsbasert kode, eller passord kombinert med engangskode. For sentral identitetsstyring støtter vi enkel pålogging via Google og Microsoft, slik at tilgangen til plattformen følger brukerkatalogen dere allerede har. Fjerner dere noen fra brukerkatalogen, mister personen også tilgangen til plattformen.

Tilgangen er rollebasert og avgrenset etter organisasjonsstrukturen deres — per lokasjon, avdeling, team eller slik driften ellers er bygget opp. Hver enkelt ser materialet som hører til sin del av organisasjonen, og AI-assistenten holder seg innenfor de samme grensene. To personer som stiller assistenten nøyaktig samme spørsmål, kan få ulike svar, fordi hvert svar bare bygger på det den enkelte allerede har lov til å åpne.

Dataene i arbeidsområdet er isolert på kundenivå (tenant) i alle moduler, slik at organisasjonens data holdes atskilt fra alle andre kunders.

Ja. Hver visning og hver endring logges med navn og tidsstempel, og tidligere versjoner kan gjenopprettes. Særlig sensitivt materiale kan dere begrense til kun lesing på skjerm, med leserens navn vist over hele siden. Det strengest regulerte materialet — kontrakter, lønnspolitikk, granskingsfunn, personopplysninger om pasienter eller kunder — kan legges i et eget kryptert område som selv AI-en ikke kan lese.

Tilgangen hører til kontoen, ikke enheten. Sperr kontoen, så mister telefonen tilgangen neste gang den kobler seg til — dataene ligger i arbeidsområdet deres, ikke på selve telefonen, så ingenting forsvinner med den.

Dataene deres sikkerhetskopieres automatisk og fortløpende, og overvåkingen går døgnet rundt. Rutinene for gjenoppretting testes jevnlig. Konkrete forpliktelser for gjenopprettingstid og oppetid står i serviceavtalen deres.

Dere hører fra oss direkte og raskt. Som databehandleren deres varsler vi dere uten ugrunnet opphold, slik at dere kan oppfylle egne GDPR-forpliktelser som behandlingsansvarlig — blant annet å melde fra til tilsynsmyndigheten innen 72 timer. Med et team på tre kommer den telefonen fra noen som forstår hva som har skjedd, ikke fra en sakskø.

Ja. Når organisasjonen deres bruker plattformen, er dere behandlingsansvarlig, og Unified Analytics AS er databehandler for dere, regulert av en databehandleravtale mellom organisasjonene våre. Vi bruker et lite antall pålitelige leverandører for sky-hosting og meldingslevering, alle bundet av kontraktsforpliktelser som tilsvarer våre egne. Den fullstendige listen over underdatabehandlere får dere på forespørsel, og den er en del av avtalen deres.

Vi jobber for å oppfylle kravene i NIS2, EU-direktivet som dekker sektorene de fleste av kundene våre opererer i. Valget er bevisst: NIS2 stiller krav til nettopp den operative sikkerheten og hendelsesrapporteringen organisasjonen deres er ansvarlig for, og derfor er det NIS2 som betyr noe for det arbeidet dere faktisk gjør.

Dette er allerede på plass: kryptering på feltnivå som gjør at databasen aldri inneholder lesbare personopplysninger, rollebasert tilgang avgrenset etter organisasjonen deres, pålogging med tilgangsnøkler og MFA, fullstendig revisjonslogg og hosting i EU under norsk og europeisk lov.

Be oss om hele sikkerhetsdokumentasjonen — vi sender den til IT-teamet deres.

Ja. Dataene kan eksporteres i standardformater når som helst i kontraktsperioden, og vi sørger for full overlevering når den er over. Dataene tilhører organisasjonen deres hele veien.